Von höchster Qualität. Die neue Abteilung Quality Management der Herba Chemosan sorgt dafür, dass Arzneimittel und Gesundheitsprodukte in bester Qualität in den Apotheken ankommen. 

Text: Eva Baumgardinger

Schon seit dem 6. November 2013 gibt es die GDP-Leitlinie (Good Distribution Practice, zu Deutsch „gute Vertriebspraxis“). Sie ist der EU-weite Maßstab für den Arzneimittelgroßhandel und regelt, wie Medikamente beschafft, gelagert, geliefert und exportiert werden. Für die Industrie gilt sie ebenso wie für Import- und Großhandelsfirmen. Ihr Ziel: Patient*innen mit sicheren und qualitativ hochwertigen Medikamenten zu versorgen. „Seit zehn Jahren ist die Leitlinie in Kraft, die Behörde will sehen, dass wir sie als Branche auch leben“, sagt Verena Wieser. Sie ist Leiterin der Abteilung Quality Management (QM) bei Herba Chemosan. Gemeinsam mit drei Kolleginnen sorgt sie dafür, dass Transparenz und verlässliche Qualität in die Lieferabläufe kommt. Das gilt für den eigenen Fuhrpark ebenso wie für Liefer- und Speditionsfirmen. 

Präzise und nachvollziehbar

Eine mitunter komplexe Aufgabe: Dazu gehört auch die präzise Verschriftlichung von Abläufen und Prozessen nach genau festgelegten Standardarbeitsanweisungen (SOP, Standard Operating Procedure). Sie sind ein wichtiges Werkzeug für mehr Effizienz, Qualität und Sicherheit in Unternehmen. „Bei unserer Arbeit geht es oft darum, bestimmte Abläufe und Workflows zu rekonstruieren. Seit Mai hinterfragen wir viele Thematiken, da es unsere Abteilung in dieser Form erst seit wenigen Monaten gibt“, sagt Wieser. Checklisten müssen erstellt und immer wieder adaptiert, Dokumente geprüft, Risiken identifiziert und verhindert werden. Das QM-Team schult dazu auch regelmäßig Mitarbeiter*innen. „Um den Austausch flüssiger zu gestalten, gibt es seit Kurzem in jedem Betrieb eine Person, die für ,Quality in Operation‘ zuständig ist. Sie wird von der Betriebsleitung ausgewählt und kommuniziert aktiv mit dem QM-Team. Eine wichtige Schnittstelle, die als verlängerter Arm nach Wien fungiert“, betont Wieser.

Wenn die Behörde prüft

Die vier QM-Expertinnen bereiten die Betriebe auch auf behördliche Audits vor und gießen festgestellte Mängel oder Probleme in sogenannten CAPAS (Corrective und Preventive Actions), damit bei der nächsten Überprüfung alles rund läuft. 

Julia Schlappack, im Team unter anderem zuständig für SOP-Management und -Schulungen, kennt das präzise Arbeiten nach festgelegten Qualitätsstandards aus ihrem beruflichen Vorleben in der Wissenschaft: „Qualitätsmanagement ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Mittlerweile wird die Wichtigkeit auch in den Betrieben gesehen.“ Die Schulungen werden für die Standorte individuell maßgeschneidert. „In kleineren Herba-Standorten sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die unterschiedlichsten Aufgaben zuständig – vom Warenmanagement bis zum Fuhrpark. Da schulen wir natürlich anders als in größeren, arbeitsteiligen Standorten, in denen eine Person für eine ganz spezielle Aufgabe zuständig ist.“ 

Qualitätsmanagement in die Köpfe bringen

Andrea Achleitner, seit September neu im Team, ergänzt: „Qualitätsmanagement ist das Immunsystem eines Betriebes.“ Sie wechselte von der Pharma-Forschung zu Herba Chemosan. „Ich kenne den Weg eines Medikaments von der präklinischen Forschung bis zur Marktreife von der anderen Seite und habe selbst schon viele Audits durchlaufen. Mich hat gereizt, eine andere Perspektive auf das Thema zu bekommen, deshalb habe ich die Seiten gewechselt.“ Ihre Kollegin Daniela Pantazi bringt Erfahrung aus einem anderen Bereich mit, in dem Transporte mit größter Sorgfalt durchgeführt werden: der Lebensmitteldistribution. Dort hat sich Pantazi mit einer Frage beschäftigt, die für alle, die mit dem Transport sensibler Produkte zu tun haben, unumgänglich ist: „Es geht darum: Wie bekommt man Qualitätsmanagement in die Köpfe?“