Prozessoptimierung ist in der Wirtschaft ein großes Thema – und Apotheken bilden dabei keine Ausnahme. Denn die Umsätze und Personalkosten steigen, während die Spannen geringer werden. „Die einzige Chance, um auf der Gewinnerseite zu bleiben, liegt in der Implementierung schlankerer, effizienter Abläufe“, ist Sanodat-Leiter Prok. DI Gerhard Löw überzeugt. Der Schlüssel dazu ist eine adäquate IT, und Löw sieht seine Abteilung hervorragend aufgestellt, die Apotheken dabei zu unterstützen.

Tatsächlich ist die IT in der Apotheke allgegenwärtig, kaum ein Prozess kommt ohne sie aus, man denke etwa an die Betriebsanalytik, sprich die detailgenaue Analyse der Warenwirtschaft. Oder an jene Prozesse, die das Einscannen eines rezeptpflichtigen Präparats an der Tara auslöst: Sofort erscheinen Produktinfos auf dem Bildschirm, gleichzeitig tauscht sich das System in Sekundenschnelle mit dem Europäischen Datenspeicher aus und überprüft die Seriennummer. 

 Top bei Hardware und Software: Peter Smolana und Gregor Holub sind als Kundenbetreuer für Sanodat im EinatzUmsetzen und anpassen

Die Vorgaben der im Februar dieses Jahres in Kraft getretenen EU-Arzneimittelfälschungsrichtlinie mit der Warenwirtschaft der Apotheken in Einklang zu bringen war für Sanodat eine besondere Herausforderung, die einige positive Zusatzeffekte für die Apotheker gebracht hat. Vor Inkrafttreten der Richtlinie musste das Verfallsdatum jeder Packung händisch erfasst werden. Das ist nun nicht mehr nötig, da der DataMatrix-Code neben Charge, Produktcode und Seriennummer auch das Ablaufdatum enthält. 

„Unsere Entwickler mussten die Software dahingehend adaptieren, dass der Nutzer beim Scannen nicht nur erfährt, wie viel Stück von einem bestimmten Arzneimittel noch vorrätig sind, sondern auch, aus welcher Charge es stammt. Dadurch weiß er auch jederzeit, wann ein Chargenrückruf die eigene Apotheke betrifft“, so Löw. Die Schnittstellen zu den Kommissionierautomaten und die manuellen Datenerfassungsgeräte mussten ebenfalls neu programmiert werden. An den Softwareänderungen hat Sanodat gut ein Jahr lang gearbeitet. 

Rascher bestellen

Sanodats Kernprodukt ist AIT2. „Wir haben es vor ein paar Monaten bei uns in der Apotheke eingeführt“, berichtet Mag. pharm. Heinrich Burggasser von der Nordost-Apotheke im 22. Bezirk in Wien. „Features wie Fehlersuche, Storni oder Lagerstände funktionieren sehr gut.

Kundenbetreuerin Katarzyna Augustyniak ist in Wien, Niederösterreich und Burgenland unterwegs An bestimmte Dinge, die seitdem etwas aufwendiger zu handhaben sind, mussten wir uns erst gewöhnen, etwa wenn ein Einsatz aufgelöst werden soll. Das Pop-up mit der Frage: ‚Wollen Sie diesen Vorgang wirklich durchführen?‘ bringt uns aber auch mehr Sicherheit. Wir werden jedenfalls von unserem Sanodat-Betreuer hervorragend unterstützt!“ Einfache Bestellvorgänge können jetzt, so Burggasser, ohne manuelle Kontrolle durchgeführt werden – was die Warenwirtschaft deutlich beschleunigt. 

Mag. pharm. Bruno Baumgartner von der Apotheke zum Kaiser Franz in Mattighofen nennt, zusätzlich zur automatischen Erfassung der Verfallsdaten, weitere Vorteile von AIT2: „Die Kunden verstellen gern Artikel in den Regalen. Die neue Scannergeneration erkennt nun anhand des Abgleichs von Preisschild und Produkt sofort, wo dieses zu stehen hat. Was mir noch gefällt, sind die regelmäßigen, über Nacht eingespielten IT-Updates – und dass das System ungeachtet der massiven Änderungen durch die Arzneimittelfälschungsrichtlinie völlig reibungslos funktioniert!“

 

Größtes Anliegen: Benutzerfreundlichkeit

Gerhard Löws größte Anliegen sind die Qualität und Usability der Sanodat-Software. Als studierter Informatiker, der selbst jahrelang Programme geschrieben hat, ehe er ins Management gewechselt ist, weiß er, wovon er spricht: „Egal wie gut die Systeme sind, man kann die Intuitivität und Nutzerfreundlichkeit immer noch steigern. In so eine Software lässt sich ungemein viel Intelligenz hineinverpacken!“

Prok. DI Gerhard Löw programmierte jahrelang Software. Heute ist er Sanodat-LeiterEin großes Thema sei aktuell die, wie Gerhard Löw es nennt, „wertorientierte Sortimentsoptimierung“, bei der nicht nur die abgesetzte Menge bei der Nachbestellung berücksichtigt wird, sondern auch der Lagerwert und der Deckungsbeitrag der Artikel. Die Software AIT2 WawiPlus steuert vollautomatisch, welche Produkte und wie viel Stück davon ins Sortiment aufzunehmen bzw. auszulisten sind. Dadurch sind Medikamente bedarfsgerechter verfügbar, es fallen weniger Besorger an, und sie werden seltener, dafür punktgenau nachbestellt – wodurch die Lagerkosten so gering wie möglich gehalten werden. Bruno Baumgartner: „Das aus den Parametern Lagerumschlag, Besorger und Losgröße zusammengesetzte grafische Dreieck ist ein unmittelbar einleuchtendes betriebsanalytisches Tool.“

Aber was nützt die schönste Software, wenn man sie nicht verwenden kann? Kein Thema, sagt Baumgartner: „Wir sind drei Tage lang eingeschult worden. Und bei der Einführung waren zwei Sanodat-Betreuer vor Ort, einer vorn in der Offizin, der andere im Backoffice, und sind jeden einzelnen Geschäftsfall mit uns durchgegangen.“

 

Passend eingerichtet

Sanodat ist zwar in erster Linie für die Software zuständig, greift den Apothekern aber auch bei der Hardware unter die Arme. So etwa bei der Auswahl des passenden Bildschirms und der Unterbringung der diversen Geräte wie Bankomatterminal und eCard-Lesegerät auf der Tara. „Das Augenmerk liegt dabei nicht nur auf der Vernetzung der Geräte, sondern auch auf den individuellen Bedürfnissen des Apothekers und der ‚barrierefreien‘ Interaktion mit dem Kunden“, sagt Gerhard Löw. Daher sollte der Bildschirm nicht zu groß sein, die Tara nicht mit Geräten angefüllt sein. „Die beste IT-Lösung in der Offizin ist die, die man nicht sieht.“

Birgit Brauner kümmert sich um administrative Belange

© Text: Harald Sager, Fotos: Andreas W. Rausch